Všichni víme, že být organizovaný v práci je důležitý, ale pro mnoho lidí je to neustálý boj. Věřte nebo ne, zůstat organizovaný není tak skličující, jak by se mohlo zdát. Několik rychlých oprav a některá průběžná řešení vám to usnadní, než byste si možná kdy mysleli.
Kroky
Metoda 1 ze 4: Správa prostoru a času
Krok 1. Sledujte své aktivity
Věnujte pár dní vedení deníku nebo deníku svých každodenních aktivit. To vám pomůže vidět přesně to, co děláte, což si možná ani neuvědomujete, a poskytne to první pohled do organizačních a produktivních mezer. Toto cvičení by mělo být prováděno také s ohledem na vaše velké cíle. Prostřednictvím protokolu aktivit můžete vidět, jaké činnosti mohou být časově náročné a které činnosti by ve skutečnosti mohly podporovat vaše cíle.
Krok 2. Určete své časy produktivity
Někteří z nás jsou ranní lidé a někteří z nás se hrnou na představu rána. Možná už tušíte, v jaké denní době jste nejproduktivnější. Ať už dáváte přednost večerům, ráno, poledni nebo těsně před dopravní špičkou nebo po ní, využijte tyto časy k maximalizaci své produktivity.
Krok 3. Upřednostněte své úkoly
Všichni víme, že některé úkoly jsou důležitější než jiné, ale ne vždy je podle toho upřednostňujeme. Vytvořte si tedy systém hodnocení například označováním důležitých úkolů nebo jejich označováním hvězdičkami a buďte upřímní a flexibilní. Použijte připomenutí, buď prostřednictvím digitálního kalendáře, nebo pomocí poznámek na počítači nebo stole. Věnujte více času a energie položkám na seznamu s nejvyšší prioritou. Mezi příklady patří časově citlivé úkoly, jako jsou věci splatné do konce podnikání nebo zítra. Můžete také upřednostnit reakci na klienty, šéfy nebo kohokoli jiného, kdo platí účty. A pokud si nejste jisti citlivostí nebo důležitostí úkolu, vždy je dobré se zeptat.
Krok 4. Okamžitě vyrazte rychlé úkoly
Ne všechny úkoly musí mít prioritu a naplánovat je na budoucí dokončení. Plánování nebo plánování některých úkolů zabere téměř tolik času, kolik je potřeba k jejich splnění. Pokud tomu tak je a můžete tyto úkoly okamžitě vyrazit, v každém případě to udělejte! Okamžité zvládnutí rychlých úkolů také pomáhá předcházet otálení.
Krok 5. Spravujte nepořádek a pracovní materiály
Naše stoly snadno přecházejí z nepřehledných míst na tornáda, což zjevně brání organizaci. Někteří lidé dokonce používají zásady čistého stolu. I když to není nezbytně nutné, proveďte kroky k vyklizení pracovního prostoru.
- Odklidit. Vyhoďte své odpadky do odpadu a systematicky ukládejte potřebné materiály. Čistý nepořádek, kdykoli je to možné: během přestávek v pracovní den, přestávek nebo mezi úkoly.
- Okamžitě po sobě ukliďte. Takhle to máte na srdci. Navíc se vyhnete nevyhnutelné agitaci toho, že se současný nepořádek stane součástí vašeho budoucího nepořádku.
- Mějte potřebné zásoby po ruce. Ne všechno kolem vás je samozřejmě nepořádek. Dostupnost potřebných nástrojů vám ušetří čas a dobře využije váš drahocenný prostor.
Krok 6. Naplánujte si aktivity a schůzky
Někteří lidé plánují pouze schůzky, ale ne činnosti na svém seznamu úkolů. Může pomoci naplánování nejdůležitějších úkolů a schůzek. Můžete také „dávkovat“své dny například schůzkami pouze v úterý a ve čtvrtek. Ponechte si ve svém rozvrhu také několik děr pro kreativní čas pro sebe nebo pro přizpůsobení neočekávaného.
- Použijte organizátor a kalendář. Mohou to být organizátoři typu pero a papír, nebo to mohou být softwarové kalendáře a aplikace osobních asistentů, jako je iCalendar nebo Google Now.
- Zařaďte své aktivity do kategorií. Kategorizace nebo barevné kódování aktivit vám může poskytnout rychlou vizuální připomínku toho, co je kde důležité. Kategorie mohou například zahrnovat korespondenci, projekty, události, schůzky, brainstormingy a dokonce i přestávky nebo cvičení a čas v posilovně.
- Zefektivněte svoji technologii. Online organizátoři a e-mailové platformy, jako je například Outlook, mohou kombinovat vaše seznamy úkolů, kalendáře a adresy. To nejen zvýší vaši efektivitu, ale také pomůže zefektivnit vaše myšlení.
- Delegujte všude, kde je to možné. V šílenství pracovního dne je snadné zapomenout, že nemusíte dělat všechno sami. Delegujte na asistenta nebo, pokud jste obzvláště zaplaveni, požádejte kolegu, aby vám udělal solidní práci a pomohl vám s konkrétním úkolem. Vždy je můžete splatit později, když se věci zpomalí.
Metoda 2 ze 4: Systematické řešení e -mailu
Krok 1. Zkontrolujte e -mail v naplánovaných časech
Ne každý z nás musí být přilepený k doručené poště, protože mnoho zpráv ve skutečnosti není tak citlivých na čas, jak bychom si mohli myslet. Pokud pracujete v zaměstnání, které nevyžaduje okamžité sledování e-mailů, zkontrolujte svůj e-mail v naplánovaných časech pouze asi třikrát až čtyřikrát denně.
Krok 2. Soubor e -mailů
Místo toho, aby se zprávy hromadily ve vaší doručené poště, použijte ve svůj prospěch složky a vlajky. Přínosem mohou být například složky a podsložky v Outlooku nebo štítky Gmailu a více doručených schránek. Pokud jste například novinář, vaše složky se mohou jmenovat Aktuální příběhy, Budoucí příběhy, Staré příběhy, Rozhovory a zdroje a Rozteče a nápady.
Smazat a archivovat. Archivujte důležitou starou korespondenci a zbytek smažte. Ve výše uvedeném příkladu je „Staré příběhy“složkou archivu novináře. Jakmile začnete mazat staré e -maily, budete překvapeni, kolik e -mailů je více hodných koše než kartotéky. Někteří lidé také přísahají „nula doručené pošty“, což znamená nulové nepřečtené e -maily (nebo nulové e -maily ve vaší doručené poště, tečka). Kromě používání složek a štítků můžete dosáhnout nulové složky doručené pošty pomocí funkce archivace, odstraňováním starých e -mailů během prostojů a používáním aplikací pro odstraňování e -mailů
Krok 3. Zaměstnávejte jiné formy komunikace, když jsou efektivnější
Rychlý telefonní hovor někdy zvládne i 10 zpětných e-mailů. Pokud ano, zavolejte! Pokud víte, že si výměna e-mailů zaslouží diskusi nebo bude zahrnovat značnou část tam a zpět, někdy je lepší telefonovat. Po telefonu často získáte více podrobností, zatímco vy a druhá strana diskuse se vyhnete psaní dlouhých a časově náročných e-mailů. Můžete dokonce poslat e -mail kolegovi a říci: „Mám na vás spoustu otázek. Možná by bylo volání jednodušší. Můžu ti zazvonit za 5?"
Krok 4. Omezte přerušení
Přestože jsou strategické přestávky užitečné, přerušení během pracovní doby nikoli. Přerušení vás může zpomalit, rozbít pracovní rytmus a ztratit myšlenkový tok. Pokud tedy víte, že budete příliš zaneprázdněni, zkuste použít pryč zprávy a hlasovou schránku. Tyto nástroje nejsou určeny pouze pro případy, kdy nejste fyzicky v kanceláři; mohou být použity, když jste příliš zaplaveni. Mnoho lidí má také „politiku otevřených dveří“, ale ve skutečnosti nemusíte mít dveře stále otevřené. Můžete dokonce nechat na dveřích přátelskou poznámku s nápisem „Probíhá konferenční hovor“nebo „Obsazeno. Vraťte se prosím později nebo napište e -mail. “
Krok 5. Využijte cloud
Cloud computing stojí za zvážení, protože může být levnější, škálovatelnější, efektivnější a snadněji aktualizovatelný. Obsah dostupný v cloudu je obzvláště užitečný, protože k němu máte přístup ze všech svých zařízení: počítačů, tabletů, smartphonů atd. Cloudové úložiště také slouží jako užitečná primární nebo sekundární forma digitálního zálohování. Poraďte se se svým IT manažerem nebo poskytovatelem softwaru, protože určité množství volného místa na disku již můžete mít k dispozici v cloudu nebo k dispozici za malý roční poplatek.
Krok 6. Používejte záložky online
Všechny hlavní prohlížeče mají funkce pro vytváření záložek, kde si můžete uložit a uspořádat své oblíbené nebo nejčastěji navštěvované webové adresy pro rychlý a snadný přístup. Využijte je, abyste nezapomněli na důležité weby, kde můžete sledovat novinky nebo novinky z oboru.
Metoda 3 ze 4: Využití času ve svůj prospěch
Krok 1. Vyhněte se multitaskingu
Na tom se všichni odborníci shodují. I když to v televizi může znít rychle nebo vypadat skvěle, multitasking není efektivní a může ve skutečnosti poškodit efektivitu vaší organizace. Místo toho věnujte plnou pozornost jednomu úkolu najednou, zvládněte jej a přejděte k další položce v seznamu.
Krok 2. Vytvořte si rozvrh nebo časový rozvrh pro sebe
Naštěstí většina úkolů nevyžaduje naplánování všeho ve vašem dni na minutu. Udržování základního plánu nejdůležitějších úkolů a událostí vašeho dne vám však může pomoci udržet si úkol.
- Nastavte časové limity pro určité činnosti. Některé úkoly nevyžadují stanovené časové limity, ale jiné by měly mít časové parametry, které zvýší vaši produktivitu. Myslete na úkoly v průběhu dne, které obvykle zabírají více času, než je nutné, a dejte jim časové limity do budoucna.
- Rozpočet navíc na další aktivity. Některé úkoly, jak jste se naučili ze zkušeností, obvykle trvají déle, než se očekávalo, ale to nemusí být nutně špatné. U těchto typů aktivit a zvláště důležitých událostí a schůzek například vyčlenit čas navíc před a po.
Krok 3. Použijte aplikaci časovače, stopky nebo budík
Při šetrném používání to mohou být účinné nástroje. Někteří lidé si rádi nastaví budíky o 10, 15 nebo 30 minut předem, aby jim dali předem varování nebo čas do vyrovnávací paměti před aktivitou. Můžete také nastavit upozornění na připomenutí.
Krok 4. Vyhněte se odkládání aktivit
Zeptejte se sami sebe, zda je odložení naprosto nutné, nebo je toto nutkání jen příkladem otálení. Pokud cítíte to druhé, neodkládejte sílu skrz! Nicméně v případech, kdy je odložení celé aktivity nebo její části nevyhnutelné, nezapomeňte si poznamenat, kde jste skončili, a přeplánovat s konkrétními plány. Případně můžete vymyslet pohotovostní plán. Pokud například musíte zrušit osobní schůzku, můžete místo toho uspořádat konferenční hovor nebo webovou konferenci.
Metoda 4 ze 4: Zůstat fyzicky i duševně zdravý
Krok 1. Dělejte přestávky
Mentální prostoje jsou důležité pro naši produktivitu a zdravé pro mysl. Někdy jsme tak zapleteni do své práce, že nepřestáváme dělat tolik potřebné přestávky. Dělání přestávek nám poskytuje potřebný odpočinek, který zvyšuje naši produktivitu, ale také nám dává možnost udělat krok zpět a zeptat se, zda to, co děláme, je nejefektivnější využití času.
Krok 2. Lepší spánek
Bez řádného spánku se můžete druhý den cítit malátně, unaveně nebo letargicky, což může poškodit váš rozvrh a efektivitu práce. Zaměřte se na sedm až osm hodin nepřetržitého spánku za noc.
Krok 3. Nesrovnávejte se se spolupracovníky
Většina zaměstnání našich spolupracovníků se liší od našich vlastních a každý má jiné metody organizace, které pro něj pracují. Metoda, která má smysl a je efektivní vůči kolegovi, nemusí být pro vás tou nejlepší metodou a naopak.
Krok 4. Přijměte, že organizace je pokračující proces
Nečekejte, že budete dokonalí. Organizace probíhá a vyžaduje trvalou pozornost. Nebudete každý den optimálně organizovaní, ale malá organizace má za cíl zvýšit vaši efektivitu.
