Pokud pracujete v lékařské ordinaci nebo začínáte s vlastní praxí, je naplánování návštěvy pacienta jedním z nejdůležitějších úkolů. Dobře organizovaný rozvrh schůzek zajistí, že se v systému „neztratí“žádní pacienti a že pacienti i lékaři budou mít v ordinaci příjemný zážitek. Maximalizace produktivity ve vašem plánu vám mezitím umožní rezervovat více schůzek a zvýšit příjmy vaší kanceláře.
Kroky
Metoda 1 ze 3: Nastavení systému pro plánování schůzek
Krok 1. Nechte pacienty rezervovat si schůzky telefonicky, osobně a online
Tímto způsobem zajistíte, že získáte co nejvíce pacientů a neztratíte žádné potenciální pacienty, kteří by si nemohli domluvit schůzku jedním konkrétním způsobem. Umožnění lidem domluvit si schůzku online vám také umožní využít online přístup 24/7 a nechat pacienty rezervovat si schůzky po několika hodinách.
- Kromě této zvýšené efektivity pacienti také obecně uvádějí, že se cítí pohodlněji a méně zatěžují online self-scheduling než schůzkami přes telefon.
- Existuje široká škála online softwaru pro plánování schůzek, který si můžete zakoupit a používat ve své kanceláři. Mezi nejoblíbenější software patří AppointmentPlus, Booker a Thryv. Pokud máte dovednosti v oblasti kódování a vývoje, můžete si samozřejmě také vytvořit svůj vlastní software pro plánování!
Krok 2. Nabídněte pacientům více časových slotů pro jejich schůzku
Budete chtít zajistit, abyste svým pacientům poskytli co nejvíce možností, aby si mohli vybrat nejlepší časový úsek pro svůj konkrétní rozvrh. Může se to zdát zřejmé, ale je to velmi důležité pro to, aby byli vaši pacienti spokojení a aby se snížila šance, že kvůli časovému konfliktu budou muset zrušit schůzku.
Například místo toho, abyste se pacienta zeptali, zda pro něj funguje úterý v 1:00, dejte mu možnost vybrat si jakýkoli dostupný časový úsek, který mu vyhovuje, například úterý od 1: 00-2: 00, 2: 00-3: 00 nebo 4: 00–5: 00
Krok 3. Odstraňte kontaktní údaje každého naplánovaného pacienta
Budete je muset kontaktovat, abyste jim připomněli nadcházející schůzku nebo přeplánovali jejich další rezervaci. Při první rezervaci schůzky nezapomeňte požádat o telefonní číslo, e -mailovou adresu a poštovní adresu dané osoby.
Pokud si osoba domluví schůzku osobně nebo telefonicky, jednoduše ji požádejte o tyto informace. Pokud se domluví online, nezapomeňte na svůj online portál zahrnout oblast s kontaktními údaji pacienta
Krok 4. Pošlete pacientům upomínky den před jejich jmenováním
Pokud pacienti zapomínají na čas schůzky a nedostaví se, vede to k velkému bloku promarněného času ve vašem rozvrhu. Používání připomenutí snižuje riziko, že se pacienti nedostaví na schůzku, a pomáhá tak předcházet této ztrátě času.
- Volání nebo zasílání zpráv pacientům je nejlepší typ připomenutí, protože je větší pravděpodobnost, že si všimnou příchozího hovoru nebo zprávy, než uvidí nový e -mail za krátkou dobu.
- Používání systému připomenutí může také zvýšit zrušení a přeplánování nežádoucích schůzek, což může vést k tomu, že se pacienti budou moci lépe kontrolovat, a tak budou spokojenější se svými časy schůzek.
Krok 5. Mějte pro svou kancelář určeného plánovače schůzek
Pokud nemáte výhradní odpovědnost za udržování harmonogramu schůzek ve vaší kanceláři, najměte nebo určte někoho jako hlavního plánovače schůzek. Umístění odpovědnosti za plánování schůzek s 1 osobou umožní lépe naplánovaný postup plánování a povede k plánu, který lépe odráží potřeby pacientů a preference jednotlivých lékařů.
Pokud má například 1 osoba na starosti plánování schůzek, může se místo rozdělení pozornosti mezi několik úkolů soustředit na věci, jako je sladění konkrétních pacientů nebo stavů s konkrétními lékaři
Metoda 2 ze 3: Třídění pacientů v rámci plánu
Krok 1. Seskupte pacienty s podobnými stavy nebo problémy ve stejný den
Lékaři obecně oceňují zacházení s podobnými pacienty zády k sobě, protože to zvyšuje konzistenci jejich práce a staví je do soustředěnějšího lékařského myšlení. Organizace vašeho plánu schůzek tímto způsobem tedy udělá lékaře ve vaší ordinaci šťastnějšími a umožní vašim pacientům získat účinnější léčbu.
Pokud například několik pacientů plánuje schůzky na kožní onemocnění během konkrétního týdne, zkuste to nastavit tak, aby jejich schůzky všechny připadly na stejný den toho týdne
Krok 2. Pomocí třídícího grafu upřednostněte schůzky na základě vážnosti
Tabulka by měla obsahovat kritéria, jako jsou hlášené příznaky, naléhavost schůzky a délka schůzky. Když do plánu přidáte novou schůzku, podle tohoto grafu zjistíte, zda si ji chcete rezervovat ve stejný den, v příštích dnech nebo během několika týdnů.
- Pokud například někdo zavolá, aby si domluvil schůzku, a hlásí příznaky jako intenzivní bolest a dušnost, zařaďte je do plánu co nejdříve, protože jejich stav může být velmi vážný.
- Pokud v plánu není místo, kde byste mohli hned vidět někoho s naléhavým stavem a potřebujete přesunout schůzku jiného pacienta, můžete také podle tabulky určit, které schůzky lze odložit.
Krok 3. Vyhněte se dvojité rezervaci nových pacientů a pacientů se složitými problémy
Tyto schůzky budou vyžadovat více času a pozornosti, než budou potřebovat vracející se pacienti. Místo toho naplánujte „zapracování“pacientů, kteří vyžadují malou pozornost vedle nových pacientů, aby sestry mohly provést počáteční check-in u nového pacienta, zatímco lékař pracuje s pracujícím pacientem.
- Ačkoli vám dvojí rezervace tímto způsobem může pomoci vidět více pacientů za den, může vás to vést k problémům, když nastanou neočekávané okolnosti. Udržujte dvojí rezervaci na minimu, abyste předešli problémům v řadě.
- Naplánování „zapracovaných“pacientů je také dobrým prostředkem ke třídění pacientů na základě jejich potřeb a ponechání většího prostoru pro schůzky těm, kteří mají vážnější problémy.
Krok 4. Naplánujte si rozvrh podle sezónních výkyvů v potřebách pacientů
Na základě demografických údajů vaší klientely pravděpodobně uvidíte, že je pravidelně rezervováno mnoho schůzek ve stejnou dobu roku. Využijte minulé zkušenosti k předpovědi těchto sezónních výkyvů a ponechte v plánu dostatečný prostor, aby vyhovoval potřebám vašich pacientů.
- Například můžete vidět velký počet lidí, kteří plánují prohlídky pro své děti na začátku nového školního roku, což bude vyžadovat, abyste se každý den pokusili ponechat prostor pro tyto schůzky před a po škole.
- Mezi nejrušnější období roku v ordinacích obecně patří začátek nového školního roku (tj. Srpen), sezóna alergií (tj. Duben – červen) a chřipkové období (tj. Říjen – únor).
Metoda 3 ze 3: Udržování efektivního plánu schůzek
Krok 1. Vytvořte týdenní časovou osu, abyste si rozvrh uspořádali
Vaše časová osa by měla obsahovat informace o tom, kolik pacientů potřebuje vaše kancelář naplánovat každý týden, kolik hodin mohou zaměstnanci pracovat a kolik dní může pacient čekat, než navštíví lékaře. Pokud budete mít tyto informace na časové ose, pomůže vám to sladit potřeby pacientů s potřebami vašich kancelářských pracovníků.
Pokud například víte, že jste již naplánovali dostatek pacientů, aby splnili potřeby vaší ordinace na jeden týden, můžete pak upřednostnit plánování pacientů, kteří nemají naléhavé stavy v průběhu příštího týdne
Krok 2. Použijte upravené plánování vln, abyste se vyhnuli hromadění pacientů
V tomto modelu plánování jsou schůzky s pacienty seskupeny blízko začátku hodiny a konec hodiny je ponechán otevřený. U tohoto druhu plánu funguje otevřený prostor na konci hodiny jako vyrovnávací paměť pro případy, kdy schůzky trvají déle, než se očekávalo, nebo nastanou jiné nepředvídané okolnosti.
- Modifikovaný model rozvrhování vln drasticky zkrátí čekací doby pacientů, což povede k větší celkové spokojenosti pacientů.
- Pokud máte na konci hodiny prázdno, můžete ho využít k tomu, abyste stihli další úkoly v kanceláři, jako je vyřizování papírů, telefonování nebo dokonce schůzky zaměstnanců.
Krok 3. Použijte pořadník, abyste se vyhnuli ztrátě místa v plánu po zrušení
Díky seznamu čekatelů můžete na poslední chvíli přidat pacienty do rozvrhu, pokud dojde ke zrušení dříve naplánované schůzky. Tím se minimalizuje čas a příjmy, o které vaše kancelář přijde, když vás pacient zruší.
Vytvořte si svůj čekací seznam v digitálním formátu a nastavte jej tak, abyste mohli okamžitě odeslat text nebo e -mail pacientům v seznamu, když se otevře časový rozvrh. Je to mnohem efektivnější než telefonicky kontaktovat pacienty v seznamu
Krok 4. Nastavte časy příjezdu o 20 minut dříve než časy schůzek
To poskytne personálu na odbavovací stanici dostatek času na shromáždění všech potřebných informací od pacienta před plánovanou schůzkou s lékařem. Uspořádáním časů schůzek tímto způsobem předejdete druhům zpoždění, která mohou způsobit rozvrh celého dne.
