Podle zákona o bezpečnosti a ochraně zdraví při práci (OSHA) mají vaši zaměstnanci právo obrátit vás na jakýkoli počet porušení bezpečnosti souvisejících s prací, včetně používání nebezpečných materiálů, požární ochrany nebo expozice hluku. Vědět, jak reagovat na stížnost OSHA, a mít zavedený existující soubor postupů, pomůže vaší společnosti zůstat v podnikání a splnit všechny regulační potřeby, které stížnost řeší.
Kroky
Část 1 ze 4: Reakce na počáteční telefonní hovor
Krok 1. Nepropadejte panice
Přijetí stížnosti OSHA pro vás bude pravděpodobně šokem, ale nepropadejte panice! Jediné, co musíte udělat, je zachovat klid a respekt, poslouchat pozorně a řídit se pokyny, provést nezbytné změny a odeslat odpovědní dopis, který to zobrazí. Ve skutečnosti by vaše stížnost na OSHA měla být vyřešena během několika dní.
Krok 2. Poslouchejte pozorně
Když obdržíte první telefonát upozorňující na stížnost OSHA, velmi pozorně poslouchejte zástupce na telefonu. Vyhněte se pokládání jakýchkoli otázek! Jednoduše buďte tak profesionální, jak můžete, a zapište si všechny informace.
Krok 3. Zdržte se přiznání nebo vysvětlování čehokoli
Zatímco telefonujete se zástupcem, zdržte se přiznání, odmítnutí nebo jiného vysvětlování. Teď na to není čas. Jednoduše poslouchejte a vezměte si co nejvíce informací. Během tohoto telefonátu držte jazyk za zuby.
Můžete říci něco jako: „Nemohu tato tvrzení potvrdit ani vyvrátit“nebo jednoduše: „Není naší politikou společnosti okamžitě reagovat.“
Krok 4. Vyjádřete skutečné znepokojení
Poté, co uslyšíte, co chce zástupce říci, najděte si chvilku času na vyjádření skutečného, profesionálního zájmu. Ukažte, že tuto stížnost berete velmi vážně.
Své znepokojení můžete vyjádřit přímo: „Tuto stížnost beru velmi vážně. Bezpečnost mých zaměstnanců a pracoviště je pro mě velmi důležitá.“
Krok 5. Oznámte svůj úmysl vyhovět
Vysvětlete, že hodláte obvinění pečlivě zkontrolovat, jakmile obdržíte oficiální dopis se stížností, a dodržovat pokyny v něm uvedené. Dejte jasně najevo, že uděláte vše, co je třeba udělat, aby bylo možné tuto stížnost vyřešit a situaci napravit.
Můžete říci: „Mám v úmyslu se touto záležitostí zabývat a případné problémy co nejdříve napravit.“
Krok 6. Děkujeme zástupci OSHA
Na konci telefonického hovoru nezapomeňte zástupci poděkovat za jeho čas. To pomáhá uzavřít komunikaci na pozitivní a profesionální notu.
Část 2 ze 4: Odpověď na dopis o stížnosti
Krok 1. Přečtěte si normy OSHA uvedené v dopise
Brzy po vašem telefonátu byste měli obdržet faxovou korespondenci od OSHA. Toto je váš oficiální stížný dopis. Prohlédněte si tento dopis velmi pečlivě a určete povahu stížnosti.
Krok 2. Pošlete kopii stížnostního dopisu
Podle pokynů OSHA musíte kopii stížnostního dopisu zaslat na nástěnku společnosti, kde ji mohou vidět všichni zaměstnanci.
- Citace musí zůstat zveřejněna po dobu tří pracovních dnů (bez víkendů nebo svátků) nebo do vyřešení problému.
- To je třeba provést, i když s citací nesouhlasíte.
Krok 3. Podepište a odešlete zpět svůj „Osvědčení o zveřejnění
"Poté, co zveřejníte kopii tohoto dopisu, kam vaši zaměstnanci uvidí, podepište přiložený„ Osvědčení o zveřejnění "a odešlete jej faxem na uvedené číslo. Doklad o faxu si uschovejte.
Krok 4. Vyšetřte obvinění
Podívejte se na každý prvek stížnosti OSHA tak důkladně, jak můžete. I když jste naštvaní stížností nebo nevytváříte velkou legitimitu, podívejte se po oblastech, které je třeba řešit nebo zlepšit.
Krok 5. Nastavte svůj plán oprav v pohybu
Jakmile prozkoumáte všechny potenciální problémy, vymyslete plán, jak je opravit, a okamžitě svůj plán dejte do pohybu. Zaznamenejte všechny důležité změny prostřednictvím fotografií, účtenek nebo jiné dokumentace.
Část 3 ze 4: Vypracování dopisu s odpovědí
Krok 1. Jednejte rychle
Odpovědní dopis byste měli vypracovat nejdéle do tří dnů od obdržení stížnosti. Jakmile je stížnost přijata, máte jen pět dní na to, abyste situaci plně vyřešili a odeslali odpověď, takže neztrácejte čas.
Krok 2. Použijte jasný formát
Podívejte se pozorně na formát vašeho stížnostního dopisu, poznamenejte si použité znění a věnujte pozornost tónu. Budete chtít odpovídat formátu i tónu dopisu, který jste obdrželi.
- Adresujte svůj dopis tak, aby odrážel informace ve stížnosti, kterou jste obdrželi (včetně jména zástupce, který podepsal váš stížný dopis).
- Do předmětu uveďte své oficiální číslo stížnosti.
- Přizpůsobte pozdrav svému dopisu tomu, který byl použit ve stížnostním dopise.
- Vyjádřete své záměry dopisem (např. Řešit obvinění a předložit svá zjištění) v úvodu.
Krok 3. Omezte se na fakta
Ve zbytku dopisu uveďte fakta co nejjednodušeji a nejjasněji. Toto není místo, kde byste mohli špatně mluvit o zaměstnanci, pokoušet se popřít obvinění nebo se pokoušet obviňovat ostatní. Vaše stížnost bude nejrychleji vyřešena, pokud jednoduše adresujete poplatky a vysvětlíte, co jste pro nápravu situace udělali.
Můžete například říci: „5. listopadu jsem obdržel stížnost OSHA číslo 2845. Během následujících dvou dnů jsme zkoumali citace 1–3 a stanovili nápravná opatření. 7. listopadu jsme opravili citaci 1 (nesprávné použití) odsavače par) výměnou zařízení (viz přiložený doklad a fotografie). “
Krok 4. Poskytněte dokumentaci
Pošlete svůj dopis spolu s veškerými doplňujícími dokumenty, které vám pomohou uzavřít váš případ. To může zahrnovat objednávky, účtenky, výsledky monitorování, kontaktní informace dodavatele/dodavatele, fotografie nebo jakýkoli jiný dokument, který ověřuje změny, které jste provedli.
Krok 5. Odešlete dopis
Zajistěte zaslání dopisu certifikovanou poštou (s žádostí o podpis potvrzení) nebo soukromým kurýrem. Nezapomeňte na svůj pětidenní termín!
Krok 6. Zavolejte a pokračujte
Pokud jste do své stížnosti do tří pracovních dnů od předpokládaného data přijetí nic neslyšeli, zavolejte a domluvte se. Připravte si číslo případu a požádejte o zprávu o stavu.
Krok 7. Připravte se na inspekci
Je možné, že se inspektor OSHA může objevit bez varování ve vašem zařízení. Buďte laskaví, profesionální a zdvořilí a odpovídejte pouze na konkrétní otázky adresované inspektorem.
Krok 8. Zaplaťte případné sankce
V závislosti na povaze a závažnosti stížnosti můžete být také vyzváni k zaplacení pokuty. Tuto pokutu je třeba zaplatit do 15 pracovních dnů od obdržení citace zasláním šeku přímo do OSHA. Dokud nebude vaše platba přijata, váš případ nebude vyřešen.
Část 4 ze 4: Soutěž o stížnost OSHA
Krok 1. Požádejte o neformální konferenci
Pokud zvažujete podat námitku proti své stížnosti, důrazně doporučujeme zavolat a požádat o neformální konferenci s místním zástupcem OSHA. Během této konference budete moci lépe porozumět povaze vašeho porušení, diskutovat o metodách nápravy, diskutovat o možnostech vypořádání a případně dokonce vyřešit sporné citace a sankce.
To lze také provést, pokud je vaším záměrem plně vyhovět, nebo si nejste jisti, jakým směrem se vydat
Krok 2. Navrhněte a odešlete „Oznámení o záměru soutěže
"Pokud jste dospěli k závěru, že jakýkoli prvek stížnosti je neopodstatněný, nebo pokud nesouhlasíte s přiděleným poplatkem nebo datem snížení, musíte do 15 pracovních dnů od obdržení citace odeslat oficiální Oznámení o záměru soutěže." Váš dopis musí přesně uvádět, o co se vede spor-citaci, část citace, částku poplatku nebo datum slevu. Poté odešlete toto oznámení certifikovanou poštou.
Můžete například říci: „Chtěl bych zpochybnit citaci a sankci navrhovanou pro body 2 a 3 citace vydané 5. listopadu 2015.“
Krok 3. Počkejte, až OSHRC naplánuje slyšení
Jakmile obdržíte oznámení o záměru soutěže, váš případ bude oficiálně veden ve sporu. Vaše data slev a poplatků budou pozastavena, dokud nebude dosaženo rozhodnutí, a váš případ bude předán OSHRC. OSHRC je nezávislá agentura oddělená od ministerstva práce. OSHRC naplánuje pro váš případ slyšení.
Krok 4. Zúčastněte se slyšení
Jakmile je nastaveno datum vašeho slyšení, budete se chtít začít připravovat na svůj sluch a ujistit se, že se můžete zúčastnit. Možná budete chtít získat právní radu, která vám pomůže s předložením vašeho případu. Tohoto slyšení se mohou zúčastnit zaměstnavatelé i zaměstnanci.
Krok 5. Rozhodněte se, zda rozhodnutí přijmete nebo se proti němu odvoláte
Na tomto slyšení dojde k rozhodnutí, buď potvrdit původní citaci a poplatky, upravit je tak, aby odpovídaly vaší konkrétní soutěži, nebo je zamítnout. Každá ze stran pak má možnost přijmout rozhodnutí nebo podat odvolání k dalšímu šetření OSHRC. Pokud se případ stále nevyřeší, bude se pokračovat u federálního obvodního soudu.
Tipy
- Respektujte práva svých zaměstnanců podat stížnost OSHA. Ustanovení § 11 písm. C) zákona o bezpečnosti a ochraně zdraví zakazuje jakékoli firmě propustit zaměstnance nebo se mu pomstít z důvodu píšťalky nebo podání stížnosti OSHA.
- Při jednání s OSHA se neptejte ani se nevymlouvejte. Místo toho buďte při komunikaci s nimi přímí a struční a řešte pouze podanou stížnost.
- Pokud se vyšetřovatel OSHA objeví ve vaší firmě, nemusíte je pustit dovnitř, dokud nebudou na místě všichni vedoucí pracovníci. O této skutečnosti informujte všechny recepční a ostrahu.
- Pokud se tento problém nevyřeší rychle, možná budete chtít vyhledat právní radu.
