Osobní soubory se snadno a rychle stanou neorganizovanými. Čím více budou vaše soubory neorganizované, tím těžší bude je v budoucnu znovu najít. Chcete -li usnadnit vyhledávání a ukládání osobních souborů, budete chtít chvíli trvat a řádně je uspořádat. Přesný systém, který použijete, bude na vás. Existuje však několik základních metod organizace osobních souborů, které vám mohou pomoci dát soubory do pořádku.
Kroky
Část 1 ze 4: Použití základních organizačních metod
Krok 1. Udržujte to jednoduché
Smyslem vytvoření systému evidence je usnadnit si práci. Budete se chtít vyhnout tomu, aby byl váš systém příliš komplikovaný nebo matoucí. Udržování systému tak jednoduchého, jak jen to jde, vám pomůže snadno ukládat nebo načítat jakékoli dokumenty, se kterými byste mohli pracovat.
- Uložte si jen to, co potřebujete. Pokud skladujete příliš mnoho, může být váš systém neohrabaný a obtížně se používá.
- Vyhněte se zbytečné složitosti systému souborů.
- Vyhoďte soubory, o kterých jste si jisti, že je již nepotřebujete.
Krok 2. Použijte správné množství hloubky ve vašem systému
Mohlo by být lákavé vytvořit spoustu různých kategorií a podkategorií, do kterých by se vaše soubory vešly. Je však dobré vytvořit pouze široké kategorie a použít pouze tolik, kolik nezbytně potřebujete. Vytváření příliš mnoha kategorií může mít za následek neohrabaný a neefektivní systém evidence. Ujistěte se, že ve svém systému vytvoříte správné množství organizační hloubky, aby fungoval hladce.
- Vyhněte se vytváření příliš podrobných podkategorií pro váš systém. Například „Účtenky, jídlo, chléb“by bylo příliš podrobné, než aby bylo užitečné.
- Pro váš registrační systém může být vhodnější pouhá kategorie pro měsíční nebo týdenní příjmy.
- Mít sekci pro klienty a poté je uspořádat podle abecedy je příkladem efektivní úrovně hloubky.
Krok 3. Zajistěte snadné vyhledávání souborů
Váš registrační systém bude mít značný prospěch ze zjevných vizuálních podnětů, které vám dají vědět, kde přesně je něco uloženo. Zřetelnost oddílů systému souborů vám pomůže rychle najít položku nebo soubor uložit pryč. Při zvýrazňování souborů mějte na paměti některé z těchto tipů:
- K označení určitých kategorií nebo sekcí použijte barevné složky.
- Zkuste si vést praktický seznam barev a kategorií, které jste jim přiřadili.
- Pomocí štítkovače jasně označte své soubory.
- Sledujte řez svých složek. Zkuste použít pouze jednu složku vyjmutou pro každou kategorii nebo sekci.
Krok 4. Zamyslete se nad tím, jaké typy kontejnerů na soubory budete potřebovat
Než budete moci soubory organizovat, budete muset najít něco, kam je můžete vložit. Přesně, jaký typ kontejnerů na soubory použijete, bude záviset na množství souborů, které musíte uložit, jak jsou důležité, na rozměrech dokumentů a na frekvenci, s jakou k nim potřebujete přistupovat. Podívejte se na některé z těchto tipů, abyste získali představu o tom, které kontejnery souborů mohou být pro vás to pravé:
- Pokud potřebujete uložit velmi důležité dokumenty, zvažte nákup ohnivzdorného skladovacího kontejneru.
- Nalezení pečeti Laboratoře upisovatelů na kontejneru může znamenat, že kontejner bude chránit vaše soubory asi hodinu v ohni s teplotami 1700 stupňů Fahrenheita.
- Pro běžné soubory můžete chtít zakoupit základní kartotéku. U citlivých nebo důvěrných souborů zvažte nákup bezpečnější kartotéky nebo trezoru.
- Budete se chtít ujistit, že váš kontejner na dokumenty má dostatek místa pro uložení všech vašich souborů.
- Pokud máte nějaké dokumenty neobvyklé velikosti, zkontrolujte, zda se vejdou do vašeho úložného kontejneru. Například dokumenty velikosti Legal mohou ovlivnit velikost potřebné složky a také rozměry úložiště.
Část 2 ze 4: Organizace vašich dokumentů
Krok 1. Shromážděte všechny své dokumenty
Než se pustíte do organizace dokumentů, budete se chtít ujistit, že máte všechny dokumenty před sebou. Zatím si nemusíte dělat starosti s tím, jak jsou vaše soubory organizovány nebo uspořádány. Prozatím shromážděte všechny dokumenty, které si myslíte, že je třeba uložit, a připravte se na jejich seřazení.
- Vyjměte starší dokumenty, které jste již roztřídili. Možná je budete chtít přeskupit tak, aby zapadly do nového systému, který vytváříte.
- Ujistěte se, že jste shromáždili všechny své nedávné dokumenty a jste připraveni je třídit.
Krok 2. Seřaďte soubory na aktivní a archivní položky
Když organizujete soubory, může být užitečné zformátovat je do dvou hlavních kategorií: aktivní soubory, se kterými musíte pracovat, a archivní soubory, které potřebujete ukládat. To vám pomůže přistupovat k souborům, které používáte častěji, a úhledně ukládat soubory, ke kterým nebudete potřebovat okamžitý přístup.
- Aktivní soubory jsou dokumenty, které stále potřebujete často adresovat, odkazovat k nim nebo k nim mít jiný přístup.
- Archivní soubory jsou dokumenty, které v blízké budoucnosti nebudete potřebovat, ale přesto je musíte uložit.
Krok 3. Vytvořte a označte správné kategorie pro váš systém
Poté, co jste své soubory spojili na jedno místo, můžete si je rychle pořídit. Při kontrole souborů si všimněte obecných kategorií, které by se mohly hodit. Zapište si tyto kategorie a vytvořte základní organizační systém, který budete pro své soubory používat. Podívejte se na některé z těchto běžných kategorií, abyste získali představu o tom, které byste mohli chtít použít:
- Právní záznamy s podkategoriemi, jako jsou rodné listy, úmrtní listy nebo oddací listy.
- Finanční dokumenty, které pokrývají vaše minulé finanční souhrny, informace o kreditní kartě, kreditní zprávy nebo roční finanční souhrny.
- Evidence majetku.
- Osobní dokumenty, jako jsou diplomy, záznamy o zaměstnání, zdravotní záznamy a pojistky.
Krok 4. Uložte dokumenty pro dlouhodobé ukládání pryč
Vložte dokumenty, které jste označili jako archivní soubory, do kontejneru dlouhodobého úložiště. K těmto souborům se nebude často přistupovat, proto se ujistěte, že jsou v registračním systému zařazeny do jejich správných kategorií pro pozdější načtení. Archivní soubory pravděpodobně budou tvořit většinu vašich uložených a uspořádaných dokumentů.
- Dlouhodobé úložiště lze rozdělit do dvou dalších kategorií: trvalé soubory a „mrtvé“soubory.
- Trvalé soubory mohou zahrnovat vzdělávací dokumenty, pracovní dokumenty nebo jiné důležité dokumenty, ke kterým budete možná ještě potřebovat přístup.
- Soubory „mrtvé“jsou dokumenty, ke kterým možná nebudete muset znovu přistupovat. Do této kategorie se mohou hodit staré daňové záznamy. Pamatujte však, že daňové přiznání by mělo být uchováváno po dobu sedmi let.
Krok 5. Vložte své aktuální dokumenty do aktivní sekce dokumentů
Dokumenty, které budete často používat nebo je stále budete muset revidovat, bude třeba umístit do aktivní sekce dokumentů. Tato sekce ve vašem registračním systému vám umožní rychlý přístup k dokumentům, které nejsou zcela připraveny k archivaci. Níže jsou uvedeny čtyři nejběžnější aktivní kategorie dokumentů, které byste mohli zvážit pomocí:
- Dokumenty, které stále vyžadují vaši pozornost.
- Dokumenty, které si stále potřebujete přečíst nebo zkontrolovat.
- Účty, které ještě musíte zaplatit.
- Dokumenty, které jsou připraveny k přesunu do dlouhodobého úložiště.
Část 3 ze 4: Organizace elektronických souborů
Krok 1. Začněte širokými kategoriemi a poté upřesněte
Stejně jako u vašich fyzických souborů budete chtít začít s nejširšími kategoriemi, do kterých se vaše soubory vejdou. Pokud jste například nezávislým dodavatelem, možná budete chtít uspořádat své soubory podle zaměstnavatele. To znamená, že pro každou z nich vytvořte jednu složku. Poté byste měli rozdělit soubory v rámci každé široké kategorie na menší. To znamená, že složky vašeho zaměstnavatele lze dále rozdělit do různých složek obsahujících informace o každém projektu s tímto zaměstnavatelem.
- Zvažte zůstat konzistentní v každé široké kategorii. Díky tomu budou vaše soubory snáze nalezeny. Můžete například nechat podsložku pro každý projekt obsahovat soubory jako „projektové dokumenty“, „fakturace“a „komunikace“.
- Složky můžete také organizovat široce podle roku, pokud se to zdá jednodušší nebo relevantnější pro vaše soubory.
Krok 2. Naskenujte nebo stáhněte soubory, které ještě nemáte, elektronicky
Může být výhodné mít všechny soubory uložené elektronicky na jednom místě. I přes požadovaný čas byste se měli pokusit naskenovat co nejvíce svých fyzických dokumentů, aby je bylo možné elektronicky ukládat a zálohovat. Kromě toho nezapomeňte stáhnout všechny soubory uložené online na jiných místech, jen v případě, že se hostitelský web stane nepřístupným, když soubory budete znovu potřebovat. Uspořádejte tyto soubory jako ostatní.
Krok 3. Zadejte svým souborům konkrétní názvy
Názvy souborů by měly být snadno srozumitelné a jedinečné. To znamená, že byste se měli podívat na názvy souborů a okamžitě vědět, co je v nich obsaženo. Zkuste zahrnout datum, signifikátor složek, které budou soubor obsahovat, a individuální deskriptor. Například fakturační soubor vytvořený v červnu 2016 pro vašeho klienta X Corp může mít název „0616_XCorp_Invoice_2“. To vám umožní přesně vědět, co soubor obsahuje, aniž byste museli věnovat čas jeho otevření.
Bez ohledu na to, jaký systém používáte k pojmenování souborů, ujistěte se, že to děláte důsledně. Jakmile si vyberete systém, držte se ho; bude těžké vrátit se zpět a přejmenovat všechny soubory později
Krok 4. Pravidelně zálohujte soubory
Primárním nebezpečím uchovávání elektronických souborů je, že vaše informace mohou být ztraceny v důsledku havárie počítače. Připravte se na to tím, že budete své soubory pravidelně zálohovat na službu online zálohování, disky CD nebo externí pevný disk. Nezapomeňte tato úložná zařízení označit stejně jasně, jako jste označili své soubory. Pokud máte externí jednotku nebo disky CD, zvažte jejich uchování na bezpečném místě mimo vaše primární bydliště, aby nedošlo k úplné ztrátě při požáru nebo přírodní katastrofě.
Část 4 ze 4: Údržba vašeho archivačního systému
Krok 1. Držte krok se svým systémem
Jakmile vytvoříte svůj plnící systém, budete ho chtít nadále používat tak, jak jste zamýšleli. Pokud budete příliš daleko, budete ignorovat položky, které je třeba podat, nebo nesprávně ukládat položky, to vše může vrátit tvrdou práci, kterou jste vložili. Ujistěte se, že budete držet krok se svým registračním systémem, aby vám nadále fungoval.
- Občasné hledání souborů, které nejsou na místě, může pomoci udržet váš systém v pořádku.
- Nezanedbávejte ukládání aktivních dokumentů do úložiště archivních dokumentů.
Krok 2. Odstraňte staré soubory
Některé soubory je nutné uložit na delší dobu. Váš souborový systém však bude mít konečnou velikost a bude vyžadovat pravidelné odstraňování již nepotřebných souborů. Pravidelné odstraňování vašeho souborového systému pomůže udržet tento systém v pořádku a správně fungovat.
- Mnoho starých finančních dokumentů bude nutné uchovávat roky.
- Staré rozpočty, účetní závěrky nebo roční zásady může být nutné uchovávat pouze jeden rok.
- Odstraněním starých souborů se vytvoří místo pro příchozí dokumenty.
- Zbavení se souborů, které nejsou nutné, usnadní hledání dokumentů, které potřebujete.
- Totéž platí pro elektronické soubory. Odstraňte všechny duplicitní, zastaralé nebo nepotřebné dokumenty z předchozích projektů.
Krok 3. Archivujte staré elektronické soubory
Staré soubory, které jsou stále relevantní, nebo na něž může být jednoho dne odkazováno zpět, lze archivovat. To znamená uložit je mimo váš standardní registrační systém, ale udržovat je organizované a přístupné. Zvažte nastavení další široké kategorie pro archivované soubory. Přesuňte nepoužité soubory do této složky s neporušeným formátováním jejich podsložky. Pokud chcete, aby se vám archivované soubory nedostávaly na obrazovku souborů, zkuste před název souboru umístit „z“, aby se dostalo do spodní části abecedního pořadí souborů. Můžete tomu například říkat „z_archive“nebo něco podobného.
Krok 4. Zefektivněte svůj registrační systém
Uspořádání souborů a jejich uchování tak může být užitečné, pokud jde o vaše osobní uspořádání. Ve vašem informačním systému však vždy bude prostor pro zlepšení. Při další práci se systémem evidence sledujte všechna vylepšení, která můžete provést, aby byla ještě efektivnější.
- Možná se budete chtít zbavit kategorií, které podle všeho nepoužíváte.
- Kategorie, které se zdají být příliš využívány, bude možná nutné rozdělit do menších kategorií.
