Pokud vás někdo zklame nebo se stane něco zklamaného, je zcela normální cítit se rozrušený, frustrovaný nebo vyloženě naštvaný. Ale často je nejlepší odpovědí být klidný a sebraný, abyste mohli své obavy a zklamání vyjádřit profesionálně. Profesionálně se vyjádřit není těžké, pokud si zachováte chladnou hlavu a zachováte klid. Ať už se rozhodnete sdělit své frustrace e -mailem, dopisem nebo osobně, je to všechno o používání správného jazyka a správném chování.
Kroky
Metoda 1 ze 3: Odeslání profesionálního e -mailu
Krok 1. Pomocí e-mailu vyjádřete zklamání nad problémem souvisejícím s prací
Pokud jste zklamáni spolupracovníkem nebo manažerem, e -mail je skvělý způsob, jak vyjádřit své zklamání, a zároveň si uchovat digitální záznam pro případ, že by se v budoucnu vyskytly problémy. Pokud jste odmítnuti pro potenciální pracovní příležitost, můžete také poslat e -mail.
- E -mail je také dobrý způsob, jak sdělit šéfovi své zklamání, pokud odmítl požadavek na něco jako dovolenou nebo nápad, který jste navrhli.
- I když to může poškodit vaše pocity, je vždy dobré poslat následný e-mail poté, co jste byli odmítnut pro práci.
Krok 2. Napište krátký a přímý předmět, pokud připravujete originální e -mail
Buďte struční a v předmětu uveďte jasně, o čem je e -mail. Vyhněte se používání dlouhé věty nebo hrubého jazyka, aby váš e -mail vypadal profesionálněji, takže jej příjemce bude brát vážněji. Vyberte předmět, který není delší než 5 slov, a napište jej do předmětu e -mailu.
Pokud například píšete kolegovi e -mail o zmeškaném termínu, můžete zahrnout předmět, který vypadá jako „Zmeškaný termín dodání“
Poznámka:
Pokud odpovídáte na e -mail, například na e -mail s oznámením, že jste byli odmítnuti pro potenciální práci, odpovězte na původní e -mail, místo abyste vytvořili nový, abyste měli organizovaný záznam o vaší korespondenci.
Krok 3. Začněte svůj e -mail profesionálním pozdravem pro nastavení tónu
Otevřete svůj e -mail formálním pozdravem, aby bylo od začátku jasné, že je váš e -mail profesionální. Vyberte si pozdrav, který odpovídá vašemu vztahu s danou osobou. Pokud například používáte křestní jméno u manažera jménem Matthew Smith, můžete začít svůj e-mail jako: „Milý Matte.“
- Pokud máte s příjemcem velmi otevřený a neformální vztah, můžete říci něco jako: „Hej, Matte.“
- Pokud píšete e -mail někomu, koho jste nikdy nepotkali, začněte slovy „Komu se to může týkat“.
- U skupinových e -mailů s více příjemci, které chcete oslovit, jednoduše řekněte „Vše“.
Krok 4. Přidejte krátkou zábavu, aby byl e -mail přátelský
Poté, co pozdravíte příjemce, udělejte z prvního řádku svého e -mailu krátkou stranou nebo příjemnou výměnu, která ukazuje, že jste přátelští, ale profesionální. Zkraťte to a nepřecházejte 2 nebo 3 řádky malých rozhovorů, než se dostanete k masě svého e -mailu.
- Zkuste začít něčím jako: „Doufám, že se vám to daří“nebo „Doufám, že vám tento e -mail bude dobrý.“
- Pokud je váš vztah s danou osobou neformální, můžete zmínit osobní údaje, jako například „Doufám, že jste si minulý víkend na koncertě skvěle užili“.
Krok 5. V těle e -mailu jasně uveďte své zklamání
Jakmile si připravíte půdu pro svůj e -mail s pozdravem a krátkou zábavou, pusťte se do toho, abyste vyjádřili své zklamání. Řekněte jim jasně, jak se cítíte, ale udržujte svůj jazyk formální a vyhněte se používání sarkasmu, výhrůžek nebo vulgárních výrazů, abyste působili co nejvíce profesionálně. Seznam všech vašich stížností a ponechte tělo e -mailu na 1 odstavci, je -li to možné, aby se e -mail soustředil na předmět, který máte po ruce.
- Pokud vás například odmítli kvůli potenciálnímu zaměstnání, můžete říct něco jako: „Je mi líto, že jste se rozhodli jít jiným směrem. Těšil jsem se na příležitost, takže jsem zklamán rozhodnutím najmout si někoho jiného."
- Pokud píšete svému spolupracovníkovi nebo zaměstnanci, abyste vyjádřili své zklamání, můžete říci něco jako: „Zjistil jsem, že některé zásady a postupy nebyly řádně dodržovány. Zásady existují z nějakého důvodu, takže je zklamáním zjistit, že byly ignorovány. “
Krok 6. Udržujte svůj jazyk a tón v e -mailu ohleduplný
Použijte formální a uctivý jazyk, abyste jasně vyjádřili své zklamání, aniž byste u příjemce měli pocit, že na něj osobně útočíte. Představte si, jak by bylo psaní vnímáno, pokud by ho četl někdo jiný nebo kdyby se dostalo na veřejnost a vytvořilo by vaše psaní jako profesionální reprezentace sebe sama.
- Pokud posíláte e -mail zaměstnanci nebo vedoucímu, je možné, že váš e -mail může být sdílen s jinými lidmi, takže je důležité, aby vaše psaní bylo uctivé a profesionální.
- Například místo toho, abyste řekli něco jako: „Nerozumím, jaký je váš problém a proč odmítáte dodržovat postup“, řekněte něco jako: „Jak jsme již dříve diskutovali, postupy jsou navrženy tak, aby byli všichni na stejné úrovni. stránku, takže by je měl sledovat každý. “
Krok 7. Ukončete svůj e -mail kladnou poznámkou a výzvou k akci
Zabalte svůj e -mail zahrnutím použitelných informací, jako je nastavení schůzky nebo pozvání příjemce, aby k vám přišel, pokud má nějaké dotazy. Zahrňte také několik pozitivních poznámek. Zmiňte věci, ze kterých máte radost, nebo pochvalte osobu za něco, co udělal dobře, aby měl pocit, že jim nejen nadáváte, ale máte na srdci jejich nejlepší zájmy.
- Můžete například svému tazateli říci: „Ale já jsem vděčný za příležitost udělat rozhovor s vaší společností. Dejte mi prosím vědět, pokud se něco v budoucnu otevře! “
- Pokud si píšete se zaměstnancem nebo spolupracovníkem, zkuste něco jako: „Vím, že jste na tom opravdu tvrdě pracoval, jen jsem vás chtěl upozornit na problémy, které mám, abyste si mohli dávat pozor. pro případné budoucí potenciální problémy. “
Krok 8. Než zprávu odešlete, přečtěte si ji nahlas, abyste si poslechli, jak zní
Chvilku si přečtěte celý svůj e -mail nahlas, abyste slyšeli tón svého psaní a korektury případných pravopisných nebo gramatických chyb. Pokud najdete překlepy, překlepy nebo neohrabaný jazyk, opravte to! Pokud je váš tón příliš jemný nebo příliš drsný, upravte jazyk tak, aby byl profesionální, ale pevný. Pokud jste s ním spokojeni, odešlete jej osobě, pro kterou je určen.
- Před odesláním e -mailu můžete také nechat přítele nebo spolupracovníka, aby se ujistil, že to zní dobře.
- Pravopisné chyby nebo chybějící slova mohou dopad vašeho e -mailu opravdu odhodit, takže si udělejte čas na korekturu psaní.
Metoda 2 ze 3: Napsání formálního dopisu o stížnosti
Krok 1. Odešlete dopis společnosti nebo pokud jste nedostali odpověď
Pokud jste zklamáni produktem nebo chováním společnosti, je nejpovolanějším způsobem, jak s nimi komunikovat, napsat formální dopis s podrobnostmi o vaší stížnosti. Pokud jste se s někým nemohli spojit jiným způsobem, použijte jako poslední možnost formální dopis, abyste vyjádřili své zklamání a podrobně popsali své problémy.
Dopis můžete také použít jako poslední pokus o prokázání toho, že jste se pokusili někoho kontaktovat a probrat s ním váš problém
Krok 2. V první větě jasně uveďte svůj problém
Ať už jste zklamaní, ať už je to cokoli, dejte to jasně najevo hned v první větě vašeho dopisu. Buďte přímí a struční a svůj problém nebo stížnost sdělte jasně a profesionálně, abyste nastavili tón celého dopisu.
- Pokud například píšete společnosti, aby si stěžovala na zásadu, která se vás týkala, můžete začít slovy: „Píšu, abych vyjádřil své frustraci a zklamání z návratových zásad vaší společnosti.“
- Pokud píšete dopis někomu, koho jste nemohli zastihnout, zkuste začít něčím jako: „Tento dopis píši v souvislosti s tím, že jste se nedostali k odpovědi na mé otázky týkající se jistoty telefonicky nebo e -mailem. “
Krok 3. Do těla dopisu přidejte podrobnosti a informace související s vaším problémem
Jakmile vyjádříte své zklamání a problém, použijte zbytek dopisu k přidání konkrétních podrobností a informací k rozšíření dopisu a vysvětlení své frustrace. Uveďte všechny kroky, které jste podnikli k vyřešení vašeho problému, a také úsilí, které jste vynaložili, abyste je kontaktovali s žádostí o pomoc.
Spropitné:
Pokud jste se je pokusili kontaktovat nebo slíbili, že vaše obavy vyřeší, uveďte data, kdy jste se je pokusili kontaktovat, nebo se zavázali problém vyřešit.
Krok 4. Vyhněte se ve svém dopise naštvanému, sarkastickému nebo výhružnému jazyku
V celém dopise udržujte svůj jazyk a tón formální a profesionální. Nikdy nepoužívejte vulgární výrazy nebo výhružné řeči a vyhýbejte se sarkasmu, aby vaše psaní působilo co nejvíce profesionálně.
- Pokud někdy budete muset předložit svůj dopis pro soudní případ, chcete, abyste vypadali tak profesionálně, jak jen můžete.
- Když nadáváte nebo používáte násilný jazyk, budete působit agresivně a neprofesionálně.
Krok 5. Přiložte kopie jakýchkoli dokumentů souvisejících s vaší stížností
Pokud máte obrázky, smlouvy nebo jiné dokumenty, které zálohují nebo prokazují vaše nároky, vytvořte si jejich kopii a přiložte je k dopisu. Ujistěte se, že je ve svém dopise uvedete, abyste získali ještě větší platnost pro všechna vaše tvrzení.
Například ve svém dopise můžete říci něco jako: „Připojil jsem obrázky, jak konečný produkt vypadal, což, jak vidíte, není ani zdaleka uspokojivé.“
Krok 6. Přidejte své kontaktní údaje po svém závěru
Ukončete svůj dopis odstavcem, který shrnuje vaše hlavní obavy a opatření, která byste chtěli provést, abyste je vyřešili. Pokud chcete, aby se s vámi dotyčná osoba nebo společnost pokusila problém vyřešit nebo záležitost dále prodiskutovat, ve spodní části nezapomeňte uvést své kontaktní údaje.
- Dopis podepište formálním zakončením, například „S pozdravem“, „S pozdravem“nebo „S úctou“, za kterým bude následovat vaše jméno.
- Zadejte telefonní číslo nebo e -mailovou adresu, kterou chcete, aby vás kontaktovali.
Krok 7. Odešlete dopis certifikovanou poštou, takže musí být podepsán
Použijte certifikovanou poštu nebo možnost doručení dopisu, která vyžaduje, aby se příjemce podepsal, abyste měli důkaz, že byla přijata. Potvrzení si uschovejte pro případ, že byste někdy potřebovali prokázat, že jste jim napsali dopis nebo jej poskytli pro soudní řízení.
Metoda 3 ze 3: Mluvit s někým profesionálně
Krok 1. Pokud to na záznamu nechcete, promluvte si s někým přímo
Pokud dáváte přednost tomu, abyste své zklamání vyjádřili bez papírové stopy, nebo aniž byste se obávali, že váš rozhovor bude později podrobně prozkoumán, je osobní cestou konverzace tváří v tvář. Přímá konverzace s někým vám navíc umožní posoudit jeho reakce a dodá vám osobnější nádech.
- Často také může být mnohem rychlejší jednoduše si promluvit s někým, z koho jste zklamaní.
- Mluvit s někým vám umožní použít vlastní řeč těla a tón hlasu, abyste skutečně vyjádřili své frustrace nebo zklamání.
Krok 2. Požádejte osobu, aby se s vámi soukromě setkala a probrala problém
Mluvte s osobou daleko od ostatních lidí, abyste se mohli svobodně vyjadřovat, aniž byste je potenciálně ztrapnili. Naplánujte si schůzku nebo je požádejte, aby se s vámi setkali někde v konferenční místnosti, kanceláři nebo dokonce v kavárně, aby to bylo profesionálnější.
- Zavolejte jim nebo jim pošlete e -mail s dotazem, který čas a místo je pro ně nejvhodnější.
- Pokud se ocitnete v situaci, kdy nemůžete své zklamání říct soukromě, zkuste zůstat tak profesionální, jak jen můžete, a mějte klid na uzdě.
Spropitné:
Pokud s nimi potřebujete okamžitě mluvit, řekněte jim něco jako: „Máte krátkou chvíli? Potřebuji s tebou mluvit."
Krok 3. Začněte konverzaci poděkováním a dotazem, jak se jim daří
Než začnete vyjadřovat své zklamání, věnujte chvilku tomu, komu děkujete, že si udělal čas na setkání s vámi a posoudil jeho náladu. Zeptejte se jich, jak se jim daří a zda jsou připraveni s vámi o tomto problému mluvit. Pokud vypadají rozzlobeně nebo rozrušeně, zkuste je uklidnit nebo počkejte, až si s nimi promluvíte později. Pokud se zdají být v pořádku, pokračujte a začněte diskutovat o svém problému nebo problému.
- Začátek na pravé noze pomůže konverzaci proběhnout hladce a profesionálně.
- Můžete například začít tím, že řeknete něco jako: „Díky moc za váš čas. Netrvá mi to dlouho, jen s vámi potřebuji něco probrat."
Krok 4. Uveďte svou stížnost jasně a přímo
Řekněte osobě, proč jste zklamáni používáním konkrétního a neemotivního jazyka. Buďte přímí a objektivní a uveďte všechny důvody, proč jste nespokojeni, ale vyhněte se tomu, abyste jim nadávali na seznam provinění. Použijte klidný, profesionální jazyk, abyste vyjádřili své pocity a vyhnuli se zvyšování hlasu nebo urážkám.
- Když budete křičet a nadávat, budete působit jen agresivně a neprofesionálně.
- Řekněte jim například, jak se cítíte, aniž byste byli přehnaně emocionální. Dalo by se říci něco jako: „Když něco takového děláš, opravdu mám pocit, že tě nezajímá, jak to na mě působí, a abych byl upřímný, je to zraňující a zklamávající.
Krok 5. Zeptejte se jich, zda mají nějaké otázky, než ukončíte schůzku
Jakmile vyjádříte své zklamání a vysvětlíte své úvahy, dejte člověku příležitost promluvit. Zeptejte se jich, jestli na vás mají nějaké dotazy nebo pokud jim není jasné, co jste jim řekli, aby nedošlo k záměně. Poté jim ještě jednou poděkujte za setkání, než konverzaci ukončíte.
Pokud je to možné, nabídněte řešení nebo vylepšení do budoucna
Tipy
- Nikdy nezlobte, neposílejte e -maily, nepište dopisy ani nemluvte. Než začnete, několikrát se nadechněte, abyste se uklidnili, abyste měli jasnou hlavu.
- Vyhněte se konverzaci s někým před ostatními lidmi. Počkejte, až si budou moci promluvit a setkat se s nimi v soukromí.
