Změny postupů na pracovišti obecně přinášejí pozitivní výsledky, šetří společnosti čas i peníze nebo podporují pozitivnější pracovní prostředí. Změna je vzrušující pro ty, kteří se jí snadno přizpůsobí, ale pro některé zaměstnance může být změna neznámá, zneklidňující nebo dokonce děsivá. Mohlo by pro ně být obtížné přijmout neznámo, působit úzkost nebo si mohou vyvinout obavy z dodržování nových zásad. Jako lídr na pracovišti je vaší povinností zajistit, aby jakýkoli přechod probíhal co nejplynuleji. Naučit se zavádět a implementovat nové postupy na pracovišti pomůže vašim zaměstnancům efektivně přejít ke změnám při zachování vysoké morálky na pracovišti.
Kroky
Část 1 ze 3: Navrhování procedurálních změn
Krok 1. Uvědomte si náklady
Pokud implementujete procedurální změnu, abyste v příštích několika letech ušetřili peníze, může se to zdát jako jasná volba. Pokud ale tato změna bude vyžadovat nákladnou instalaci nového vybavení, významné přeškolení personálu nebo najímání nových zaměstnanců na nové role, možná budete muset porovnat náklady, abyste zjistili, zda převažují nad dlouhodobými úsporami a přínosy. Promluvte si s účetní o relativních nákladech oproti dlouhodobým úsporám, abyste zjistili, zda si vaše společnost může dovolit tyto změny implementovat, nebo zkuste provést jednoduchou analýzu nákladů a přínosů.
- Analýza nákladů a přínosů porovnává očekávané náklady s očekávanými přínosy a určuje nejlepší a nákladově nejefektivnější plán.
- Chcete-li provést jednoduchou analýzu nákladů a přínosů, rozdělte list papíru do dvou sloupců. Seznam výhod v jednom sloupci a náklady ve druhém sloupci. Porovnejte dva seznamy a zjistěte, který postup je nejvýhodnější a nákladově nejefektivnější.
Krok 2. Usnadněte zavedení
I když procedurální změny, které zavádíte, radikálně změní způsob, jakým vaše firma funguje, je důležité tyto změny snadno zavést a implementovat. Pokud je to jen trochu možné, zkuste nové změny implementovat po etapách nebo fázích. Vaši zaměstnanci se tak snáze přizpůsobí a přizpůsobí novým postupům.
Pokud je to možné, implementujte změny způsobem, který zaměstnancům umožní krok za krokem se přizpůsobit. Zkuste nové procesní změny rozvrhnout na několik týdnů nebo dokonce měsíců, aby bylo možné optimální přizpůsobení
Krok 3. Změřte jeho úspěch
Významné procedurální změny by měly být provedeny z nějakého důvodu. Jakmile zjistíte, proč tyto změny provádíte, je důležité najít způsob, jak změřit relativní úspěšnost změn. Pokud mají změny ušetřit náklady, mějte k dispozici srovnání nákladů, které vyhodnotí, jak účinné byly změny po několika měsících. Pokud mají změny zlepšit spokojenost zákazníků, proveďte průzkumy a sledujte počet vracejících se zákazníků, kteří jsou spokojeni se změnami, které jste provedli.
Zvažte použití bezplatného nebo levného finančního nástroje ke sledování úspěchu vaší společnosti před a po implementaci změn. Na internetu můžete najít bezplatné nástroje, jako jsou inDinero nebo Corelytics, nebo se přihlásit k odběru podrobnější měsíční služby od stejných poskytovatelů
Krok 4. Mějte únikový plán
Očividně vaší nadějí s novými procedurálními změnami je, že to zlepší věci na pracovišti. Co ale dělat, když se stane opak? Každý dobrý plán pro procedurální změny by měl mít záložní plán nebo, pokud vše ostatní selže, únikový plán, aby se změn úplně vzdaly.
- Rozhodněte se, zda se v případě, že nové změny selžou, budete vracet zpět ke starým postupům, nebo zda budete implementovat plán zálohování. Pokud volíte záložní plán, mějte pro každý případ konkrétní plány.
- Možná se budete chtít vyhnout tomu, abyste řekli svým zaměstnancům, že máte záložní plán nebo že se můžete vrátit zpět ke starým postupům. Když jim řeknete tyto věci, může se stát, že budete lídrem slabí nebo neefektivní, a může to zvýšit odolnost zaměstnanců vůči změnám, pokud vědí, že dostatečná hlasová opozice vrátí věci zpět tak, jak byly.
Část 2 ze 3: Udržování důvěry a kontroly
Krok 1. Sdělte svou vizi
Pokud věříte, že vámi provedené procedurální změny zlepší společnost a/nebo pracoviště, sdělte to. Dejte svým zaměstnancům za rok vědět, jak si společnost představujete, a rozvrhněte strategie (včetně těchto procedurálních změn), které pomohou dostat společnost tam, kde si myslíte, že by měla být.
- Sdílejte svou vizi se svými zaměstnanci. Srozumitelně a stručně popište, co od své společnosti chcete.
- Rozumějte svým zaměstnancům.
- Umožněte svým zaměstnancům tím, že je necháte vyjádřit své myšlenky, obavy a celkovou zpětnou vazbu ohledně změn, které navrhujete. Neztrácejte však organizační strukturu vaší společnosti.
- Rozhodněte, zda by bylo nejlepší sdělit svou vizi a oznámit změny osobně nebo e -mailem. Naléhavé problémy je nejlepší doručit osobně a písemné/e -mailové zprávy lze snadno ignorovat.
ODBORNÁ TIP
Lily Zheng, MA
Diversity, Equity & Inclusion Consultant Lily Zheng is a Diversity, Equity, and Inclusion Consultant and Executive Coach who works with organizations around the world to build more inclusive and innovative workplaces for all. Lily is the author of Gender Ambiguity in the Workplace: Transgender and Gender-Diverse Discrimination (2018) and The Ethical Sellout: Maintaining Your Integrity in the Age of Compromise (2019). Lily earned her MA in Sociology from Stanford University.
Lily Zheng, MA
Diversity, Equity & Inclusion Consultant
Help prepare the workforce ahead of time
Leading up to a procedural change in the workplace, share information about why that change is occurring, if you can. That will help reduce some of the anxiety that can occur around change.
Krok 2. Prodejte změnu
Bez ohledu na to, jaké procedurální změny na pracovišti se snažíte implementovat, nemusí stačit, když jednoduše řeknete svým zaměstnancům „Od teď to tak prostě bude“. Jako lídr je vaší rolí vést, a to znamená mít své zaměstnance 100%za sebou. Jakmile změny oznámíte, prodejte je svým zaměstnancům. Pomozte jim pochopit, proč jsou tyto změny dobré pro společnost a nakonec i pro zaměstnance.
- Sdělte svým pracovníkům vaši (nebo firemní) motivaci k implementaci těchto změn. Pokud změny ušetří peníze, řekněte to. Pokud vytvoří lepší pracovní prostředí, dejte o tom vědět všem. Bez ohledu na to, jaká je motivace, dejte jasně najevo, že výhody těchto změn převáží náklady a problémy s implementací.
- Ukažte, proč byl starý způsob věcí nesprávný nebo neúčinný. Díky jasnému kontrastu by zaměstnanci mohli snáze pochopit, proč byla tato změna nezbytná.
Krok 3. Odstraňte veškerou nejistotu
Jedním z největších důvodů, proč se zaměstnanci brání změnám, je strach, který cítí z neznáma. Pokud existuje nejistota ohledně toho, jak bude fungovat každodenní podnikání, nebo ohledně velmi konkrétních rolí, které v těchto změnách budete hrát vy a vaši zaměstnanci, budete muset tyto nejistoty odstranit. Můžete to udělat tak, že budete předjímat otázky, pochybnosti a obavy, které vaši zaměstnanci mohou mít, a zmírnit je, než přijdou.
- Buďte pečliví při plánování toho, jak bude podnikání fungovat a jaké (pokud nějaké) změny nastanou v rolích vašich zaměstnanců. Dejte jim vědět, že se jejich role nezmění, nebo pokud budou jejich role nějakým způsobem ovlivněny, pak v tom mají od začátku jasno.
- Pokuste se rámcovat procedurální změny tak, aby zaměstnanci viděli tyto změny jako vylepšení jejich práce. Pokud odstraníte pochybnosti, které obklopují vágní procedurální oznámení, a přeformulujete tyto změny jako způsob, jak vytvořit lepší pracovní prostředí nebo plynulejší pořadí operací, vaši zaměstnanci budou s největší pravděpodobností více na palubě.
ODBORNÁ TIP
Lily Zheng, MA
Diversity, Equity & Inclusion Consultant Lily Zheng is a Diversity, Equity, and Inclusion Consultant and Executive Coach who works with organizations around the world to build more inclusive and innovative workplaces for all. Lily is the author of Gender Ambiguity in the Workplace: Transgender and Gender-Diverse Discrimination (2018) and The Ethical Sellout: Maintaining Your Integrity in the Age of Compromise (2019). Lily earned her MA in Sociology from Stanford University.
Lily Zheng, MA Konzultant pro rozmanitost, kapitál a začlenění
Náš odborník souhlasí:
Při implementaci procedurálních změn a zavádění nových pravidel nebo pokynů si ujasněte, o kterých aspektech změny nebude možné vyjednávat a do kterých je integrována flexibilita. Můžete například říci,"
Krok 4. Správně načasujte
Někteří obchodní experti uvádějí, že načasování procesního oznámení může být největším faktorem pro získání zaměstnanců na palubu. Neexistuje žádné jednoznačné pravidlo, kdy je správné načasování, protože každá situace a pracoviště jsou jiné, ale vědomí toho, jak změny ovlivní vaše zaměstnance, vám může pomoci lépe načasovat oznámení a implementaci.
- Pokud nové postupy budou vyžadovat další školení, zkuste načasovat implementaci těchto postupů tak, aby měli vaši zaměstnanci dostatek času na přípravu. Například neoznámte nové postupy v pátek, pokud vstoupí v platnost následující pondělí. To může vyžadovat, aby zaměstnanci přišli přes víkend na školení nebo tahanice, aby zjistili věci v den, kdy se změny projeví.
- Pokud je to jen trochu možné, oznámte procedurální změny několik týdnů před jejich konáním. To každému dá šanci přečíst si nové postupy, porozumět tomu, jak se liší od těch starých, a naučit se provádět potřebné změny.
Část 3 ze 3: Implementace změn
Krok 1. Neztrácejte identitu své společnosti
Procedurální změny jsou obvykle dobré, ale neměly by být tak radikální, aby vaši zaměstnanci již společnost nerozpoznali - alespoň ne přes noc. Pamatujte, že kromě pohodlí ve známém může být mnoho vašich zaměstnanců loajálních a oddaných společnosti pro její image/identitu nebo její původní poslání. Je v pořádku posunout tyto aspekty prostřednictvím dlouhodobého plánu, ale radikální změny v krátkém časovém období mohou odradit nebo znepokojit vaše nejvěrnější zaměstnance.
Krok 2. Vyhledejte vstup
Míra spokojenosti vašich zaměstnanců bude jedním z nejlepších ukazatelů účinnosti těchto změn. Někteří zaměstnanci budou samozřejmě odolávat změnám bez ohledu na to, co se stane, ale jiným zaměstnancům se celkové směřování může líbit, přičemž mají výhrady k tomu, jak jsou tyto změny skutečně implementovány.
- Snadný způsob, jak zajistit spokojenost zaměstnanců a odhadnout případné budoucí změny, je požádat zaměstnance o zpětnou vazbu ke změnám. Dejte jim vědět, že i když nemusíte být zvráceni změnám, oceníte vstup a spolupráci zaměstnanců, pokud jde o to, jak jsou tyto změny implementovány.
- Zvažte vytvoření pracovní skupiny nebo výboru, který bude hledat zpětnou vazbu o tom, jak jsou změny implementovány, a informace o tom, jak by mohly být změny úspěšně implementovány.
Krok 3. Odměňte výkon zaměstnanců
Jedním ze způsobů, jak pomoci dostat zaměstnance na palubu s novými procedurálními změnami, je generování krátkodobých cílů pro vaše zaměstnance a odměňování těch, kteří tyto cíle splňují. Může se to zdát jako nepodstatný krok, ale může pomoci vybudovat podporu pro změny a vyvolat silnou touhu tyto změny implementovat.
Tipy
- Získejte své zaměstnance a zapojte se do změn postupů co nejdříve.
- Pokuste se vyhledat pomoc zaměstnanců s částí plánování nebo implementace tohoto procesu.
- Podporujte flexibilitu na pracovišti. Čím lépe se vaši zaměstnanci přizpůsobí změnám, tím snadnější bude tento proces pro všechny.
