Plánování schůze radnice o zdravotním problému se v zásadě neliší od plánování radnice o jakémkoli jiném problému, kromě složení publika a typů účastníků diskuse, kteří budou o této události hovořit. Nicméně je mnoho, co se týká úspěšného plánování radničního setkání jakéhokoli druhu. Budete muset tvrdě pracovat, najímat důležité zúčastněné strany a ujistit se, že jste si poskytli dostatek času, abyste si zajistili pozornost tisku a komunity.
Kroky
Část 1 ze 3: Položení základů
Krok 1. Vytvořte plánovací výbor
Myšlenkou plánovacího výboru je síla v číslech. Existuje několik problémů souvisejících se zdravotní péčí, které se netýkají více než jedné organizace. Musíte identifikovat další organizace v rámci komunity, které se váš problém týká, přesvědčit důležité členy o výhodách radnice a zaměstnat je do svého plánovacího výboru.
- Pokud například vaším problémem byla výživa v dětství, některé komunitní organizace zabývající se tímto problémem mohou být školy, pediatři, potravinové banky, církve, zemědělci a denní péče.
- Sebepropagace může být extrémně přesvědčivým motivátorem. Přistupujte k cílovým organizacím z nadhledu a vysvětlete, jak by účast na radnici mohla být pro ně konkrétně přínosem.
Krok 2. Lokalizujte problémy
Je mnohem snazší se znepokojovat problémem, který se vás přímo týká. Aby byl předmět vaší radnice bezprostřednější a přesvědčivější, zdůrazněte spíše místní dopad problému než národní nebo globální dopad.
- Pokud má například vaše město nebo stát vysokou míru infekce HIV nebo vysokou míru obezity, měli byste zdůraznit spíše problémy, s nimiž se vaše lokalita bude potýkat, než problémy, které vyplývají z diagnostiky HIV nebo obezity obecně.
- Dalo by se tedy říci: „Město Philadelphia bude muset v příštích 15 letech zaplatit o 3,5 miliardy dolarů více za zdravotní péči kvůli naší vysoké míře obezity,“než „Obezita vede k vyšším nákladům na zdravotní péči“.
Krok 3. Identifikujte cíle
Cíle vaší schůzky budou určovat formát, koho pozvete a jak ji budete propagovat. Termín „radnice“označuje pouze typ schůzky, kde převážnou část schůzky tvoří otevřená otázka a odpověď veřejnosti.
Cíle vašeho setkání mohou být informativní, obhajoba určité pozice nebo poskytnutí zpětné vazby politickým kandidátům. I když setkání politických kandidátů a advokátů pravděpodobně přitahují největší pozornost, nejsou nezbytně to, co je pro váš problém nejlepší. Pokud je například veřejné mínění proti cílům politiky vaší organizace, informační strategie by mohla být lepší strategií pro změnu názorů tak, aby vyhovovaly vašim potřebám
Krok 4. Vyberte formát
Tradiční formát radnice je pro panel tří až pěti řečníků plus moderátora, který poskytne krátké úvody s podrobnostmi o jejich pozadí a pozicích. Poté moderátor otevře otázky publiku. Zatímco publikum může určitému diskutujícím klást otázky, moderátor by měl působit jako facilitátor, a pokud mají pocit, že by byl program pokročilý položením stejné otázky více panelistům, měli by. Jiné formáty mohou zahrnovat:
- Čistý formát otázek a odpovědí. To může být dobré pro kandidátské fórum.
- Anonymní formát otázek, kde jsou otázky odeslány předem, a moderátor si vybírá, které otázky bude panelu předkládat. Tento formát může být vhodný pro kontroverzní témata.
Část 2 ze 3: Spojení schůzky
Krok 1. Vyberte místo, datum a čas
Místo setkání by mělo být na centralizovaném, neutrálním, bezbariérově přístupném místě. Kostely, knihovny, vládní budovy a komunitní centra jsou dobrou volbou. Zajistěte, aby to nekolidovalo s jinou populární komunitní akcí, a pořádejte ji v době, kdy se jí bude moci zúčastnit mnoho lidí-o víkendu nebo pokud jde o týden, večer.
- Dobrou zásadou je vždy vybrat příliš malé místo. Přeplněné místo vytváří dojem aktivity a popularity, což je vždy lepší než alternativa.
- Udělejte akci zdarma nebo za nominální cenu, ale podpořte účastníky, aby na stránku RSVP-Facebook, e-mailovou adresu nebo telefonní číslo zavolali, se snadno a levně jedná. Předpokládejme, že se nezobrazí dvě třetiny „maybes“.
- Ujistěte se, že máte alternativní místo pro schůzku pro případ, že by se vaše naplánované místo konání propadlo.
Krok 2. Pozvěte účastníky diskuse
Panelisté jsou jedním z nejdůležitějších faktorů, které přispívají k úspěchu či neúspěchu radnice. I když je nejlepší mít na panelu notable, není to vždy možné. Další nejlepší věcí je mít panelisty zastupující významné organizace a/nebo účastníky panelu s pozoruhodným zázemím-to akci dodává větší důvěryhodnost.
- Podívejte se na zvolené úředníky, akademiky, církevní a komunitní vůdce a poskytovatele léčby.
- To je další oblast, kde se může hodit různorodý plánovací výbor. Čím rozsáhlejší jsou vazby členů plánovací komunity, tím větší je pravděpodobnost, že budete moci využít rozmanitou a vzrušující skupinu odborníků.
- Pokud zvete účastníky panelu, neslevujte z osobnostního faktoru. Panelisté by měli být dostatečně důvěryhodní, aby dostali lidi na radnici, ale měli by být dostatečně vzrušující, aby lidé hovořili o vaší radnici ještě dlouho poté, co skončí.
Krok 3. Nábor moderátora
Moderátoři jsou dalším důležitým faktorem úspěchu radnice. Moderátor musí mít respekt panelistů a publika, spolu s temperamentem, aby zmírnil napětí a urychlil diskusi.
Představte si moderátora jako MC-měli by být charismatičtí, ale ne tak charismatičtí, že zastíní panelisty nebo ovládnou diskusi. Dobrými kandidáty mohou být zástupci médií, soudci a advokáti v důchodu a duchovní
Krok 4. Stručně porotce
Zajistěte, aby vaši panelisté věděli o formátu radnice, ostatních účastnících diskuse, očekávané účasti a předmětech na pořadu jednání. Dokud jsou ochotní, připravte je, aby poté hovořili s médii.
Je dobré nechat své účastníky panelu dorazit o pětačtyřicet minut až hodinu dopředu, abyste si mohli naposledy projít formát a předměty
Krok 5. Dejte dohromady hůl
Někteří klíčoví zaměstnanci budou potřebovat k zajištění hladkého průběhu schůzky. Měli byste mít někoho, s kým byste mohli mluvit s médii, usadit hosty a rozesílat materiály, jako jsou programy jednání, panelistům a hostům.
To jsou všechno dobré práce pro dobrovolníky
Krok 6. Připravte si předem materiály
Bez ohledu na velikost vaší schůzky budete potřebovat nějaké tištěné materiály, které budete rozdávat hostům, novinářům a účastníkům diskuse. Typ schůzky, kterou pořádáte, bude určovat konkrétní typy materiálů. Například:
- Pokud pořádáte informační schůzku, je vhodné vytisknout si letáky nebo brožury, které se dotknou některých informací, které na radnici pokryjete. Pokud je vaším problémem například HIV ve vaší komunitě, vytiskněte si leták, který projde některé důležité statistiky o lokálním dopadu HIV.
- Radnice s politickými kandidáty nebo úředníky může obsahovat informace o pozicích a stranách kandidátů nebo úředníků a stran, které se týkají vašeho zdravotního problému.
Část 3 ze 3: Příprava na schůzku
Krok 1. Ujistěte se, že se objeví médium
Tisk je pro úspěšnou radnici klíčový. Ať už se radnice zaměřuje na obhajobu problémů, šíření informací nebo politické fórum, její proslulost ovlivní úspěch těchto cílů a vaši schopnost dát radnice v budoucnu dohromady.
- Budete muset napsat tiskové zprávy, identifikovat reportéry, kteří se zabývají příběhy o zdraví, záležitostech komunity nebo politice, a pravidelně je kontaktovat.
- Tisková zpráva je jednoduchý dokument zaslaný mediálním organizacím, který vysvětluje událost a proč je pozoruhodná. Tisková zpráva má obvykle méně než jednu stránku.
- Zprávy se týkají aktuálního dění, takže je třeba novinářům zdůraznit, proč je radnice událostí, kterou je třeba pokrýt nyní a ne později. Například obezita je vždy problém, ale přináší zprávy pouze tehdy, když je zveřejněna studie, která ukazuje další důvod, proč je špatná.
Krok 2. Oslovte podobně smýšlející organizace
K propagaci akce by měli být kultivováni členové vašeho plánovacího výboru, panelisté a členové spřízněných organizací, kteří nejsou přímou součástí radnice.
Nezapomeňte využít zdroje, jako jsou univerzitní kampusy, nemocnice a vládní agentury. Zveřejněte letáky propagující událost na těchto místech. Mohou být skvělým způsobem, jak zvýšit návštěvnost
Krok 3. Hit sociální média
Nezapomeňte na rozsáhlou síť skupin problémů na Facebooku a dalších sociálních sítích. Neoslovujte jen kamenné organizace s lidmi na výplatní listině. Zveřejňujte na facebookových skupinách, blozích a diskusních fórech zainteresovaných a příbuzných organizací.
Zajistěte, aby vaši panelisté a členové propagovali událost také na Twitteru, Facebooku a Instagramu
Krok 4. Sestavte lisovací pakety
Tiskový balíček se od tiskové zprávy odlišuje tím, že jde spíše o balíček materiálů poskytovaný reportérům v den události než o podnět k pokrytí události. Mělo by obsahovat:
- Tisková zpráva.
- Životopisy panelistů a řečníků.
- Informace o předmětu, včetně příslušných studií, statistik a osobních příběhů postižených osob.
Krok 5. Očekávejte neočekávané
Panelisté se někdy nezobrazí. Někdy protestující zaplaví místo konání. Z ničeho nic by se do oblasti mohla vřítit sněhová bouře. Jako plánovač událostí musíte tyto neplánované události naplánovat tak, že si rezervujete alternativní řečníky nebo naplánujete náhradní data.
- Pokud je vaše radnice zaplavena demonstranty, může být vhodná změna formátu. Pokud je v původním formátu otevřená otázka a odpověď, dostanete raději předběžné otázky. Pokud jsou demonstranti venku, pozvěte je dovnitř a změňte formát, abyste mohli zasílat dotazy.
- Seřaďte alternativní mluvčí z vaší organizace nebo zúčastněných organizací pro případ, že by se naplánovaný řečník nedostavil. Pokud je radnice fórem mezi politickými kandidáty, neúnavně to zdůrazňujte médiím-což je donutí, aby si přáli, aby se ukázali.
